Mambo muhimu ya kuzingatia unapoandika barua ya maombi ya kazi

INGAWA inafahamika kuwa wapo wahitimu, tena wengi tu, ambao hufanya maamuzi ya kutumia ujuzi na maarifa waliyoyapata darasani kujiajiri wenyewe, kwa maana ya kubadilisha maarifa na ujuzi walionao kuwa bidhaa pasipo kumtegemea mtu aitwaye mwajiri, bado tunajua kuwa wahitimu wengi, kadhalika, huchagua kutafuta ajira. Kwao, huona ni rahisi kujipatia kipato cha kuendesha maisha yao kwa njia hiyo.

Si lengo la makala haya kutathmini upi ni uamuzi bora kati ya kuajiriwa na kujiajiri. Hilo liko juu ya mipaka ya makala haya. Badala yake, tungependa kuangalia mambo kadhaa yanayoweza kumsaidia mhitimu anayeamua kutafuta ajira kupata taarifa zinazohusiana na namna bora ya kuwasiliana na mwajiri kwa matumaini ya kupata ajira anayoitegemea.

Dhana ya soko la ajira

Mhitimu anayeamua kutafuta ajira ili kuendesha maisha yake, kimsingi tunaweza kusema, anaingia kwenye soko liitwalo la ajira. Na kama yalivyo masoko mengine, soko hili ni uwanja unaowakutanisha watu wenye mahitaji ya aina mbili yanayotegemeana kwa karibu. Mmoja akiwa na bidhaa ya ujuzi na weledi, lakini akiwa na hitaji la kujipatia kipato kwa kutumia ujuzi au maarifa anayoamini anayo. Huyu ni mtafutaji kazi. Mwingine, si tu anao uhitaji wa ujuzi na weledi huo ili kutafuta majibu ya changamoto za kazi zake lakini anazo pia raslimali za kuulipia. Huyu anaitwa mwajiri. Pande hizi mbili zinahitajiana na kutegemeana kwa maana ya hitaji la mmoja huwa ni jawabu la mwingine.

Inapotokea mahitaji ya pande mbili hizo, yaani mwajiriwa na mwajiri yakakutana hapo tunasema kuna kuajirika, employability. Kwa maana nyingine, mtafutaji kazi anatarajiwa kuonyesha ujuzi na uwezo wa kutumia maarifa aliyonayo katika kutatua changamoto za kikazi zinazomkabili mwajiri, kwa weledi unaotakiwa. Na mwajiri mtarajiwa naye kwa upande wake, anapaswa kuonyesha uwezo wa kukidhi mahitaji ya kiuchumi aliyonayo mtafutaji kazi, ambaye ni mwajiriwa mtarajiwa.

Kutokana na ukweli kwamba waajiriwa hutofautiana ujuzi na uwezo huo, na kwa sababu uwezo wa waajiri kadhalika hutofautiana, na kwa kuwa haiwezekani kila mwenye ujuzi anakidhi mahitaji ya mwajiri, hapa ndipo ushindani wa soko la ajira unapojitokeza. Kwa hiyo ni jukumu la mtafuta kazi kujiandaa ipasavyo kiujuzi na kiweledi ili kuweza kushindana vyema katika soko la ajira.

Pamoja na maandalizi ya kiujuzi anayopaswa kuyafanya mtafuta kazi, ili kushindana vyema, ni busara kuandaa nyaraka zitakazokusaidia kutambulisha ujuzi na uwezo ulionao. Nyaraka hizo ni pamoja na: 1) wasifu/maelezo binafsi (curriculum vitae) 2) vyeti na nyaraka nyingine za kitaaluma 3) barua ya maombi ya kazi 4) barua za kupendekezwa na watu wanaoaminika.

Katika makala haya, tutazama mambo ya kuzingatia unapoandaa wasifu binafsi (CV) na  barua ya maombi ya kazi. Nyaraka hizi ndizo zinazokutambulisha kwa mwajiriwa wako mtarajiwa pasipokukutana na wewe, na hivyo ndizo zinazotumika kutengeneza impression yako kwake. Kwa kuwa nyaraka hizi hutumika kufanya maamuzi ya ama kukuita kwa usaili au kukuacha, upo umuhimu mkubwa wa kuziandaa kwa umakini mkubwa.

Wasifu binafsi (curriculum vitae)

Wasifu binafsi ni maelezo yanayoeleza ujuzi, maarifa, uzoefu na weledi alionao mtafuta kazi anaoamini utamvutia mwajiri kumwita kwenye usaili na hatimaye kumwajiri. Katika kuandaa maelezo haya, ni vizuri kuelewa mahitaji mahususi ya mwajiri mtarajiwa kama tulivyojadili katika makala iliyopita.

Hili linawezekana kwa sababu, mtafuta kazi anawajibika kufuatilia kwa karibu taarifa za nafasi za kazi kupitia vyanzo mbalimbali vya habari ikiwa ni pamoja na magazeti, tovuti zilizoandaliwa maalumu kwa ajili hiyo kama hii, pamoja na njia nyingine za kupeana taarifa kama Twita na kadhalika.

Vile vile, Wizara ya Kazi na Ajira ina kitengo maalumu kiitwacho Wakala wa Huduma za Ajira, TaESA ambao pamoja na majukumu mengine hutoa huduma ya ushauri na takwimu juu ya masuala ya ajira kwa waajiri na watafutaji kazi, kusambaza taarifa za soko la ajira kwa wadau mbalimbali pamoja na kuunganisha watafuta kazi na waajiri ndani na nje ya nchi.

Kwa ujumla, ni jukumu la anayetafuta kazi kutafiti na kujua nafsi za kazi zinazotangazwa ili kuelewa matarajio halisi ya mwajiri wake mtarajiwa na hivyo kujaribu kuonyesha namna anavyokidhi matarajio hayo kupitia wasifu wake binafsi na barua ya maombi ya kazi.

Kadhalika, ni vyema kuelewa kwamba mwajiri au yeyote anayepitia maombi, hana muda mrefu wa kusoma "kitabu" cha maelezo binafsi ya mwombaji. Hivyo, ni vizuri kuandika kwa ufupi kwa kutumia maneno sahihi katika kueleza mafanikio yako. Maneno yasiyo na maana yanaweza kuonekana kwa urahisi na kukupunguzia alama.

Kwa hiyo katika kuandika wasifu binafsi, mambo saba ni ya muhimu kuzingatia:

Picha: @Michael Charles

1) Taarifa za msingi za mtafuta kazi (mfano majina kamili, jinsia, hali ya ndoa, tarehe ya kuzaliwa, utaifa na njia za mawasiliano). Ni muhimu kuzingatia kuwa zipo taarifa ambazo hazina ulazima wa kufahamika mfano kabila, dini, idadi ya watoto, mitazamo au ufuasi wa kisiasa, malengo na kadhalika. Hakuna haja ya kuzionyesha.
 Taarifa kama mahali pa kuzaliwa, majina ya wazazi na kazi zao yanaweza kuonekana kwenye cheti cha kuzaliwa ambacho ni kawaida kuambatanishwa, kwa hiyo nazo hakuna sababu ya kuzitaja.

2) Sifa za kitaaluma kuanzia ngazi ya juu zaidi iliyofikiwa mpaka ngazi ya chini. Uandikaji unaotumika zaidi ni kuonesha tunuku ya kitaaluma (mfano cheti, Stashahada, shahada nk) ikifuatiwa na taasisi ya kitaaluma iliyotoa tunuku hiyo na mahali ilipo (mfano shule, chuo na kadhalika) pamoja na mwaka ulipotolewa. Kwa kawaida, sifa hizi huwa ni zile zinazohusiana na mafunzo ya ujuzi yatolewayo kwa ngazi ya chuo, lakini inapotokea ngazi hiyo haina sifa nyingi, basi si vibaya kuonyesha angalau mpaka ngazi ya Cheti cha Elimu ya Sekondari na Cheti cha Juu cha Elimu ya Sekondari.

3) Uzoefu na historia ya kuajiriwa. Hapa mwombaji huonyesha ajira alizowahi kuzifanya, tangu apate ujuzi aliouonyesha kwenye kipengele cha 2) hapo juu, iwe kwa ajira rasmi au kwa kujitolea kwa kueleza kwa kifupi majukumu aliyofanikiwa kuyatekeleza huko alikowahi kupita. Uzoefu huu, huandikwa kwa mtiririko wa aina ya kazi iliyowahi kufanywa, kuanzia ya hivi karibuni zaidi au uliyonayo, taasisi husika pamoja na mwaka wa kuanza na kumaliza kazi hiyo.

Ni hapa ndiko mwomba kazi ataonyesha alichowahi kukifanya au kusababisha kitokee kwenye kazi alizowahi kufanya. Mwajiri kwa kawaida huvutiwa zaidi na mwombaji anayeonyesha namna alivyoweza kuleta ufanisi huko alikokuwa kwa matumizi ya maneno kama "kuzalisha/kuongeza (ufanisi)", "kupunguza/kuondoa (changamoto)", "kubuni", "kuanzisha", "kusababisha", "kubadili", "kuchangia mabadiliko", "kuwezesha", na kadhalika.
Kwa mhitimu ambaye hajawahi kuajiriwa, hapa anaweza kuonesha mafunzo aliyowahi kuyafanya kwa vitendo pamoja na kazi za kujitolea na jinsi zilivyomfanya alete tofauti fulani kama mwenzake aliyewahi kuajiriwa.

4) Ujuzi na weledi. Baada ya kuonyesha uzoefu wa kikazi alionao, mwombaji huonyesha aina ya ujuzi na weledi aliowahi kuupata kupitia shughuli, warsha, makongamano na kadhalka yalivyomsaidia kuongeza ujuzi mwepesi unaomsaidia "kuzalisha", "kukuza", "kubuni", "kuanzisha", "kusababisha", "kubadili", "kuchangia mabadiliko", "kuwezesha", na kadhalika. Kama ilivyo ada, ataonyesha mahali, mwaka, shughuli husika na malengo yake kwa mtiririko wa kuanzia hivi karibuni mpaka yale ya zamani.

5) Kama kazi inayoombwa inahusiana na masuala ya taaluma na elimu (mfano ualimu, ukufunzi, tafiti, uhadhiri na kadhalika), mwombaji huonyesha machapisho na tafiti alizowahi kuzifanya na kuziandika. Hapa, ataonyesha jina la chapisho, mwaka lilipochapishwa. Lengo ni kuonyesha kwamba ameshiriki katika kutafuta majibu ya changamoto zinazoikabili jamii, pamoja na kuchangia maarifa yaliyopo.

6) Tuzo au heshima alizowahi kupewa mwomba kazi. Hapa ndiko iliko fursa ya kuonyesha namna mwombaji alivyowahi kutambuliwa katika ajira zilizopita kwa kuonyesha tuzo za kutambua mchango wake katika kazi zake. Si lazima iwe kazini tu, yaweza kuwa katika masomo, lakini tuzo zenyewe zapaswa kuwa tofauti na zile tunuku za kitaaluma moja kwa moja.
Mwajiri huvutiwa na mtu anayeweza kuonyesha namna jitihada zake zilivyoweza kuwafanya watu kuona matokeo ya kazi zake na kuamua kumtuza, au kumtambua kwa namna moja au nyingine.
Maneno kama, "nilishinda", "nilituzwa", "nilitambuliwa", nilizawadiwa" na kadhalika, kwa sababu ya shughuli, majukumu, jitihada zilizowahi kufanywa, yanamwongezea mwombaji nafasi ya kukubalika.

Ni vigumu kutamani kumwajiri mtu aliyefanya kazi kwa miaka 10 mahali, na hajawahi kutambuliwa kwa chochote.

7) Orodha ya wadhamini au watu wanaoaminika wanaoweza kutoa ushuhuda wa uwezo na weledi wa mwombaji. Hapa, mwombaji ataorodhesha angalau watu watatu wanaomfahamu vizuri iwe kwa kumfundisha au kufanya nae kazi wakiwa na nyadhifa zinazotambulika. Ni vizuri kuwasiliana nao kabla ya kuwataja kwa kuwa wanaweza kuulizwa pasipo mwombaji kujua. Na wakati mwingine ni vyema kuwaomba kukuandikia barua ya utambulisho ukazitumia inapolazimika.

Ni muhimu kukumbuka kwamba uandishi wa maelezo binafsi hutegemeana na matarajio mahususi ya mwajiri na ari ya mwombaji wa kazi katika kujieleza. Maelezo yanayovutia, ya kina kiasi, pamoja na nyaraka nyinginezo zinazotakiwa, huongeza uwezekano wa kumshawishi mwajiri kuona umuhimu wa kumwajiri muhusika.
Vile vile, wasifu binafsi hubadilika kulingana na mahitaji ya mwajiri na hivyo huboreshwa siku kwa siku.

Barua ya kuomba kazi

Baada ya kuandaa maelezo binafsi, mwombaji kazi atalazimika kuandika barua  ya kuomba kazi. Huu ndio waraka ambao mara nyingi utasomwa kabla ya waraka mwingine wowote. Ni vyema ukaandaliwa kwa umakini, na kujaribu kugusa kwa ufupi mambo yaliyoonekana kwenye wasifu binafsi kumvutia mwajiri mtarajiwa.

Kwa kuzingatia kanuni za kawaida za kuandika barua rasmi za kiofisi, kama mahali inapokuwepo anuani ya mwandikaji, mwandikiwa, tarehe, saini, na kadhalika, mambo yafuatayo ni muhimu kutiliwa mkazo unapoandika barua ya kuomba kazi:

Kwanza,  hakikisha kichwa cha habari kinajitosheleza kwa maneno yanayotaja nafasi husika inayoombwa. Baada ya kuridhika na kichwa cha habari, ni muhimu sentesi inayoanza chini yake, kurejea tarehe ya tangazo la kazi unayoomba pamoja na namba ya kumbukumbu kama ipo au eleza ulivyosikia kuwepo kwa nafasi ya kazi. Mfano, "Rejea tangazo lako la nafasi ya kazi lenye kumbukumbu namba XXX katika gazeti la Jielewe la tarehe 24 Agosti 2014."

Kisha, tumia sentensi inayofuata kueleza nia yako ya kuomba kazi hiyo. Mfano, "Ninaandika barua hii kuomba kazi ya Uhasibu katika kampuni/shirika/taasisi yako kama ilivyoelekezwa kwenye tangazo nililolitaja."

Kinachofuata katika aya zinazofuata ni kuonyesha namna unavyoweza kumudu majukumu yaliyotajwa kwenye tangazo hilo kwa kuyaoanisha na ujuzi na sifa za kitaaluma ulizonazo pamoja na  uzoefu wa mafanikio uliyokuwa nayo huko ulikowahi kufanya kazi. Kama majukumu hayo hayajaonyeshwa kwenye tangazo la kazi, ni vyema kufanya utafiti kujua majukumu hayo. Mwajiri anategemea utafanya uchunguzi vizuri kabla hujaandika barua.

Mfano, "Ninaweza kumudu majukumu ya kazi ya Uhasibu kwa sababu, mbali ya kusomea Cheti cha Uhasibu katika Chuo cha Uhasibu Buguruni, nina uzoefu wa kujitolea kwa miezi 13 nikifanya kazi za uhasibu katika Kampuni ya Popcorn...kadhalika, nimepata mafunzo ya kutunza fedha kwa njia ya mtandao hivyo ninaweza kumudu majukumu hayo ipasavyo."

Unaweza kutumia aya mbili kwa kazi hiyo ya kumwonyesha mwajiri kuwa unafaa kwa kazi unayoiomba. Uchaguzi makini wa maneno kutakupa alama za ziada kuonyesha kwamba unajua kuwasiliana vizuri. Hakuna mwajiri angependa kuajiri mtu asiyejua kujieleza ipasavyo.

Ukisharidhika kwamba umeoanisha vyema ujuzi wako na majukumu ya kazi unayoomba, ndipo unapoweza kuhitimisha kwa kutanguliza shukrani, na kueleza kwamba uko tayari kuitwa kwa usaili. Unaweza kumaliza kwa kutaja nyaraka ulizoambatanisha pamoja na barua hiyo.

Mambo ya kuepuka

Unapoandika barua muhimu kama ya kazi, tafadhali epuka kutumia maneno ya amri, yasiyoonesha unyenyekevu, maneno ya mtaani yasiyo rasmi. Tumia maneno yanayojenga taswira ya mtu aliyetulia, mwenye heshima na uelewa, anayeweza kuuelezea uwezo wake vizuri bila kuonyesha majivuno yasiyo na sababu.

Kadhalika, hakikisha lugha unayotumia ni fasaha, inaeleweka na haina makosa ya kiuandishi. Epuka makosa makosa ya kisarufi yanatoa picha ya uzembe na uvivu na yanaweza kukugharimu hata kama ni kweli sifa za kitaaluma unazo. Kumbuka, si sifa za kitaaluma pekee hutumika kufanya maamuzi ya kuajiri ama kutokuajiri.

Aidha, huna haja ya kujitambulisha na kutoa taarifa zisizo za lazima na ambazo ulizitaja kwenye wasifu utakaouambatanisha. Kwa mfano, haifai kujaza karatasi kwa maelezo kama, "Mimi ni kijana wa kiume mwenye miaka 24 nilizaliwa kwenye kijiji cha Kwa Mtoro Wilayani Kondoa, Mkoa wa Dodoma. Nimesoma shule ya Chekechea wilayani Rorya, na kisha nikahamia Kyela kwa masomo ya Shule ya Msingi mpaka darasa la pili kisha...nikahamia shule ya msingi Lomwe, kisha nikaenda....na kadhalika". Maelezo haya yanakatisha tamaa, na yanaonyesha huna ubunifu wala mbinu za kuwasiliana.

Mwisho na muhimu, ni makosa ya kujitakia kushawishika kutoa taarifa za uongo katika jitihada za kutaka kujenga taswira chanya isiyokuwepo. Sifa usizostahili, achana nazo. Zitakugharimu.

Kwa kuhitimisha, barua ya maombi ya kazi ni jaribio lako kwa mwajiri kuonyesha namna ulivyo mbunifu na mwenye uwezo wa kuwasiliana ipasavyo. Itumie fursa hiyo uwezavyo.

Ni jambo la busara kuelewa kwamba kuomba kazi si kupata kazi. Ni sehemu ya safari ambayo wakati mwingine huchukua muda mrefu kupata majibu yakufurahisha. Wakati unaposubiri majibu, ni busara kufanya shughuli zinazoweza kukukuza na kukuendeleza kiujuzi hata ikibidi kwa kujitolea pasipo ujira.